Un article rédigé par Kim Gélineau.

Quickbooks (QBO) en ligne est un logiciel de comptabilité très populaire qui offre une variété d’outils et de fonctionnalités pour vous aider à gérer facilement vos finances. Mais le logiciel est encore plus puissant lorsqu’il est associé à des applications complémentaires qui offrent des fonctions indisponibles dans QBO, ou qui ne répondent pas tout à fait à vos besoins. Découvrez les applications essentielles complémentaires préférées de Noa.

Le traitement des factures fournisseurs et des dépenses (Dext ou ApprovalMax + Dext)

L’application Dext Prepare, ou simplement Dext, est l’application complémentaire à Quickbooks que nous utilisons et que nous recommandons le plus. Dext permet d’ajouter les documents d’achat à sa plateforme (factures à payer, dépenses de carte de crédit et rapports de dépenses), soit en faisant un ajout manuel sur le site web, soit en les envoyant par courriel ou par photo via un appareil mobile. L’intelligence artificielle détecte les 9 éléments suivants :

• Le type de document
• La date du document
• Le nom du fournisseur
• La devise
• Le montant total
• Le montant de TVA
• Le montant de taxe secondaire
• La référence de paiement
• Le type de paiement

Cela facilite le remplissage au préalable des données, qui peuvent être bonifiées par l’ajout de règles de classification. Ensuite, il ne vous reste plus qu’à réviser et à publier les données vers QBO, accompagnées de leur document justificatif. Cela permet de sauver un temps fou.

Une fonction similaire est disponible à même Quickbooks, mais Dext comporte des avantages qui valent de l’implémenter dans la majorité des cas. Par exemple, Dext permet une meilleure détection des éléments énumérés ci-haut et son interface est plus ergonomique dans son utilisation.

Cet outil permet de lier les documents aux bons de commande de QBO, aux projets, aux classes et aux lieux. Dext permet aussi de créer des rapports de dépenses à partir des documents entrés et de les envoyer pour approbation. Toutefois, il n’est pas possible de créer un processus d’approbation pour les documents réguliers.

Dans le cas où un processus d’approbation serait nécessaire, nous pouvons ajouter ApprovalMax entre Dext et QBO afin de gérer un processus d’approbation tout aussi complexe, mais surtout, adapté à vos besoins.

Le paiement des fournisseurs (Plooto et Atouts Paiements RBC)

Quickbooks en ligne a beaucoup de fonctionnalités, mais il lui manque la possibilité de payer les fournisseurs à partir du logiciel. Il existe cependant des applications tierces qu’on peut installer afin de combler ce besoin.

Les deux applications que l’on recommande sont Plooto et Atouts paiements RBC (RBC PayEdge). Les deux applications fonctionnent selon le principe suivant :

L’application se synchronise avec Quickbooks et permet de voir les factures fournisseurs non payées dans l’application de paiement. Sélectionnez les factures que vous souhaitez payer et mettez en œuvre le paiement. Rien de plus simple!

L’application s’occupe de regrouper les factures du même bénéficiaire. Si un processus d’approbation est mis en place (on le recommande fortement), les approbateurs reçoivent une notification et ils doivent aller consulter les paiements et les approuver. Les fonds sont ensuite prélevés dans votre compte et transférés au bénéficiaire.

Il n’y a qu’un seul inconvénient lorsqu’on utilise l’une de ces applications : il est souvent nécessaire de revoir le processus de paiement des fournisseurs, puisqu’il y a un délai de quelques jours pour que le fournisseur reçoive les fonds. Cependant, le processus est plus simple et plus efficace pour vous si on compare à l’envoi de chèque, ou même au paiement à la banque qui se fait généralement un paiement à la fois et qui requiert la saisie de données manuelles.

Avoir les bons outils pour la gestion des payables, qui incluent la combinaison des applications Dext+QBO+Plooto, ou encore Dext+QBO+Atouts Paiements RBC, peut simplifier la gestion de ceux-ci de manière considérable.

Les encaissements clients (Quickbooks Paiements en français et EBizCharge)

La gestion des encaissements peut être un enjeu relativement important pour une entreprise. C’est pourquoi Quickbooks en ligne offre à ses clients la possibilité d’activer la fonction d’encaissement en ligne appelée Quickbooks paiements (elle est maintenant disponible dans Quickbooks en français). Cette fonction permet de payer sa facture en ligne par carte de crédit et la comptabilisation se fait automatiquement dans Quickbooks. À noter que des frais sont prélevés pour chaque transaction et qu’il est possible de la bloquer pour certaines factures.

Les moins bons côtés, malgré que cette fonctionnalité soit intéressante : elle comporte certaines limitations par rapport au multidevise, est limitée aux cartes de crédit et ne permet pas de programmer des encaissements récurrents.

Lorsque ses limites sont atteintes, il est plus avantageux de se tourner vers une application tierce comme EBiz Charge, car elle permet d’aller plus loin. Avec cette application, il est possible d’encaisser dans plusieurs devises, de créer des récurrences de paiement et d’encaisser des cartes de crédit. L’application crée les encaissements dans QBO pour la majorité des transactions et offre une interface simple pour apparier les transactions récurrentes aux factures.

Que ce soit avec Quickbooks paiements ou avec Atout paiements RBC, on sauve du temps de saisie de données et on se libère du tracas de devoir associer tous les encaissements aux factures. Les délais de paiement sont souvent améliorés puisqu’elles permettent de payer sur le champ au moment où la facture est visualisée. Le risque d’erreur est alors très réduit dans l’envoi des paiements puisque vous n’avez pas à recopier des informations de compte bancaire ou des montants.

Les paies (Nethris et Employeur D)

En ce qui concerne les paies, nous recommandons fortement l’utilisation d’une solution de paie complète tel Nethris ou Employeur D. Ces deux fournisseurs de service offrent non seulement l’accès à leur plateforme, mais aussi à tout le soutien nécessaire pendant la mise en place ou lorsque vous aurez des questions en cours de route.

Ces plateformes, qui sont essentiellement pareilles, offrent de vous accompagner pour le traitement de la paie. Elles permettent le dépôt direct au compte de banque de l’employé, gèrent les remises gouvernementales pour vous, vous fournissent les rapports adéquats pour comptabiliser les paies et du soutien téléphonique en cas de pépin. Ces fournisseurs de service ont l’avantage de s’occuper de la gestion complexe des paies par départements ou toute autre caractéristique particulière.

Bien que Nethris et Employeur D proposent de connecter et d’envoyer des écritures de paie dans QBO, nous ne recommandons pas ces options puisque les résultats que nous avons obtenus ne sont, jusqu’à maintenant, pas concluants. Il y a plusieurs raisons pour cela, mais c’est principalement parce qu’il faut constamment refaire la configuration au fur et à mesure que les situations évoluent dans la paie, ce qui n’est pas intuitif. De plus, au moment où les paies deviennent assez complexes pour valoir la peine de payer pour une connexion, cette dernière devient à son tour trop complexe pour transférer fluidement dans QBO sans modifier la structure de manière considérable.

Il est souvent plus avantageux de trouver une solution directement dans Excel pour générer efficacement une écriture de paie.

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